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煤制油和煤化工建设项目的文件控制与档案管理

作者:鸿运手机版登陆 更新时间:2015年10月26日 21:11:14

 摘要:煤制油、煤化工是我国新型的能源产业,是国家实施能源储备战略的重要举措。神华集团在实践中探索了煤制油、煤化工行业的项目档案分类标准,具有流程化管理方式、统一文本格式、规范文件编码、实时同步归档、电子一体化管理、界面明确、考核量化等特点。在项目管理应用中,有效支撑了煤制油和煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作,为探索和创新行业项目档案管理体系,保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有着重要的指导作用和推广价值。关键词:煤化工 档案 标准 管理创新 应用 
  中图分类号:TE09 文献标识码:A 
  我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气,决定了我国的能源结构极不平衡,因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置,逐步在全国范围内推广。 
  由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂,涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点,每个项目产生的档案都在2万卷以上,几十万张图纸,电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设,严格监控文件流转,实现项目档案的顺利归档移交,神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准,并在项目建设中加以应用,有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作,也为探索和创新整个行业项目档案管理体系,保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用,并填补了国内本行业的档案管理空白。 
  一、项目档案创新管理的总体特点 
  根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002),参照中石化档案分类规定,神华集团在多项现代煤化工工程建设中,探索和总结出的项目档案创新管理科研成果,总体有以下特点: 
  (一)分类标准填补行业空白 
  按照“项目阶段——文件内容/装置/分装置——文件内容/专业”分类原则,在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”,填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。 
  (二)流程化的管理方式 
  在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明,实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作,填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。 
  (三)统一文本格式 
  编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”,将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理,将所有文件全部整合到10个《标准》文号中,把项目建设形成的3500多个(种)归档文件统一对应到这1000多种标准格式中,做到了归档文件的模板化和标准化。 
  (四)规范文件编码 
  构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”,实行文件“独立双编码”体系,即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系,并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码,实现了文件编号和档号对应。 
  (五)实时同步归档 
  通过“项目文件控制管理台账”,利用“文件报审节点追踪”的方法,实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成——流转——审定——签批——传送——发放——接收”的时间节点,保证了流转文件同步进行预归档。 
  (六)电子一体化管理 
  定制开发“项目管理系统(PIP)” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统(EDM)”的接口,实现电子文件“收集——归档”一体化。 
  (七)明确管理界面 
  理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面,划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。 
  (八)档案量化考核 
  制定“项目文控档案考核办法”,以“项目部+项目组+承包商”的模式,对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分,按权重比例纳入项目整体考核体系中,在进度付款中予以考核兑现,保证了项目文件归档进度和质量。 
  二、项目档案创新管理的主要做法 
  (一)煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立 
  从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始,神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号)《国有企业文件材料归档办法》(国档发〔2004〕40号)中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》(SH3503/T-2001)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)等标准规范的基础上,开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。 
  建立了文件管理体系。从2004年开始,制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定,逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改,目前已发布至第三版,以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。 
  建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结,制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系,包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面,为保持档号编制的一致性,在除了基本建设类和设备仪器类之外,对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义,其总体分类方法按照“时间——问题/机构-——保管期限”制定的,强调了归档文件的时效性,以便于归档管理和利用。 
  基本建设类和设备仪器类按照:“项目阶段——文件内容/装置/分装置——文件内容/专业”的方式分类。其中,专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分;对于专业性强的技术类文件则以“装置(或单位工程)和专业”综合考虑进行划分。 
  上述的分类原则,就把档案分为二大部分。其中,对于最为复杂的基建、设备档案,在充分研究分析、权衡后,将其分为四级类目进行划定;其他大类全部按照三级类目进行划定。这样,既满足了实践工作中的需要,也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面: 
  第一,各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制,避免类目交叉的情况出现。 
  第二,由于分类表不可能列举所有文件内容,因此在文件范围中,描述了文件的基本范围,并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容,则可以将文件序号顺延即可,见图1。  
  第三,为了立卷和利用方便,并结合分类的一致性,将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中,避免此类文件的分散;将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中,如涉外合同划归合同类管理文件中。 
  第四,为了便于使用,结合分类统一性,将类目编码设定为2位数字(项目代码为字母,案卷号为3位数字);在各大类中的三级类目、四级类目中,每类开始都设置编码00为综合类,便于管理各大类声像、实物类档案。 
  第五,不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定,没有特殊情况不予改变。 
  第六,设定案卷在库房中的排列方式。原则上,基本建设和科研项目类采用“项目——装置——文件大类(二级类目)——案卷序号”排列,其他各大类文件按“年度——案卷档号”排列存放。 
  第七,对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中,文件类型往往复杂且数量庞大,结合实际工作经验,增加基建档案类目的项目代号,以便于利用。同时,为减少档号层次,将项目代码作为建设期的临时性符号处理,不作为档号的一个正式类目级来考虑定义,加以括号,见图2 。  
  (二)流程化的实时归档方式 
  在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明,实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作,填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。 
  通过“项目文件控制管理台账”,利用“文件报审节点追踪”的方法,实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成——流转——审定——签批——传送——发放——接收”的时间节点,保证了流转文件同步进行预归档。 
  对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求: 
  第一,施工管理部负责制定施工文件成册表,并发布各项记录的格式文本;各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备,并根据施工节点,及时组织进行质量验收,并履行相关的签署手续,确保施工文件的及时归档。 
  第二,各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件(含监理文件)的形成要按照公司的统一格式,按照施工文件成册表进行组卷,其内容包括施工记录,质量验收记录,检测、试验报告,消防报验、材料报验、监理文件等。 
  第三,承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号,签署要完备,字迹材料要符合归档要求(如蓝黑、碳素),杜绝不符合归档要求的字迹材料(如纯蓝、红色等)。 
  第四,施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对,在施工记录文件进行报验时,要加盖“原件”章,在报验返回时收集原件。经检查合格后,进行接收并做好登记台账。 
  第五,监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作,以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。 
  第六,施工记录文件在完成阶段性工程(视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前)并办理报验签证后,移交存放在项目档案室一份原件,如因各项检查需查阅施工文件时,一律在项目档案室进行查阅;在完成分部工程质量验收并办理报验签证后,承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作,并归档在项目档案室;在装置中交一个月内,完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作,一并办理归档移交手续,施工文件归档流程图及文件控制台账,见图3、表1。 
  (三)统一文本格式 
  编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”,将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理,将所有文件全部整合到10个《标准》文号中,把项目建设形成的3500多个(种)归档文件统一对应到这1000多种标准格式中,做到了归档文件的模板化和标准化,见表2。 
  (四)规范文件编码 
  构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”,实行文件“独立双编码”体系,即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系,并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码,实现了文件编号和档号的对应。 
  例如,S1-HQY-QHZZ-L-101,含义是:寰球院(HQY)气化装置(QHZZ)土建专业(S1)第101份工程联络单(L)。


  施工记录册代码:用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册(专业代码同上综合册)。   
  文件类别:工程联络单为L;记录(非报审)为J;设计变更为B;(设计变更由设计院编号;如果设计院没有编码的,执行此编码)。 
  承包商代码:不限于三位。 
  单位工程代码:土建、安装单位工程分别为T、A。 
  子单位工程、分部、子分部工程代码:根据实际情况,用数字依次排列表示,其中子单位、子分部若无,用0代替。 
  (五)电子一体化管理 
  定制开发“项目管理系统(PIP)” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统(EDM)”的接口,实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。  
  (六)明确管理界面 
  理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面,划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。 
  (七)量化考核档案工作 
  制定“项目文控档案考核办法”,以“项目部+项目组+承包商”的模式,对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核,按权重比例纳入项目整体考核体系中,在进度付款中予以考核兑现,保证了项目文件归档进度和质量。  
  例如:对承包商监理单位的考核打分表格,见表3。 
  三、项目档案创新创新管理的实施效果 
  神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829(间接液化项目)项目、神华CCS(二氧化碳捕获技术)项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用,为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用,为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下: 
  第一,依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式,保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收,并列为档案管理推广项目。 
  第二,2010年,神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。 
  第三,2011年,神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。 
  第四,投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用,国家档案局正式验收并予以肯定。 
  第五,2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。 
  第六,2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。 
  第七,到2013年,神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖,成功提供了档案利用服务。 
  第八,中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。 
  第九,该项目的应用,为本行业本公司节省了100多万的培训费用,为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障,为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。 
  第十,为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。 
  目前,公司电子档案管理系统数据已经达到500多万条,为企业提供了强大的海量档案信息管理平台,实现了远程项目数据同步录入归档、文件库管理和档案库一体化管理的新模式,为企业提供网上数据录入、数据调阅、数据下载、利用等等服务功能。 
  上述实践应用,为全国煤制油、煤化工行业档案分类标准的进一步修订、完善奠定了坚实的基础。
出处:管理观察  作者:庞柒 [鸿运手机版登陆 001lunwen.com提供论文代写和代写论文服务]