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高校后勤信息化建设对策的保障机制分析

作者:鸿运手机版登陆 更新时间:2015年10月26日 21:04:51

 高校后勤信息化是教育信息化的重要组成部分,是实现现代化大学教育的重要条件,是高校后勤圆满完成管理育人、服务育人、环境育人职责的重要保障。为推进高校后勤信息化建设工作,2012年上半年,在北京市教委的指导下,北京高校后勤研究会对全市高校后勤信息化建设工作进行了调查。本次调查共涉及在京高校29所,约占在京高校总数的三分之一。其中,中央各部委直属高校12所,占调查对象总数的41.4%,北京市属高校17所,占调查对象总数的58.6%。调查以问卷调查、电话访谈和走访交流形式开展。
  一、高校后勤信息化建设现状
  1.思想认识到位,后勤信息化建设开展普遍
  在被调查的高校中,从学校领导到后勤员工对后勤信息化均具有一定的认识,认为高校后勤信息化建设对提升后勤管理水平、增强后勤服务能力、提高后勤劳动效率具有重要的作用。从在京高校情况看,自1999年开展后勤社会化改革工作以来,后勤信息化迅速从利用Word、Excel、Access基础数据库等满足后勤基本核算、工作需求阶段,发展到引入专业业务软件,使用“一卡通”阶段,目前正向建设网络化的后勤信息系统平台,也就是“数字后勤”阶段迈进。根据调查,所有29所高校全部启动了后勤信息化项目,已经投入使用的高校后勤业务应用系统达到132个,平均每校4.6个。从中可以看出,随着高校的发展和对后勤服务的要求不断提高,各高校普遍认识到后勤信息化的重要性,全面开展了后勤信息化建设工作。
  2.业务应用较多,具有较强的新建和更新需求
  在被调查的29所高校中,2/3以上的高校建设了“一卡通”系统、餐饮管理系统、学生公寓管理系统,1/2左右的高校建设了后勤综合办公系统,1/3左右的学校建设了资产管理系统、物业报修系统、节能管理系统。在现有信息系统基础上,24所高校(占调查对象的82.6%)未来三年内有明确的新建或更新后勤信息系统的计划,计划新建或更新的信息系统总数超过90个,平均每所学校超过3个。根据需求情况,近一半学校将公寓管理系统、物业报修系统优先列入计划,约1/3的学校将后勤综合办公管理系统和人力资源系统优先列入计划,其他传统业务系统像餐饮管理系统等也有一定的更新需求。值得注意的是,在提出更新需求时,大部分高校均提出了建设或完善本校“数字后勤”的愿景。可以看出,高校后勤无论在业务开展还是在后勤管理上都广泛开展了信息化应用工作,对下一阶段信息化建设需求强烈。
  3.得到一定支持,基本具备软、硬件建设条件
  调查中发现,高校后勤信息化建设工作一定程度上得到学校政策支持,超过八成的学校领导明确表示会在人、财、物等方面支持本校后勤信息化建设。在被调查的29所高校中,7所高校通过申请教育部等中央部委或北京市专项资金建成现有后勤信息系统,占总数的24.1%;22所学校通过学校拨付资金或后勤实体自有资金建成现有后勤信息系统,占总数的75.9%。经过这些年的高校校园网络建设、校园“一卡通”建设,大部分受访高校已具备“数字后勤”建设的网络环境或硬件设备条件。高校后勤信息化在政策支持、软硬件条件等方面已具备一定的建设基础。
  二、高校后勤信息化建设中存在的问题及分析
  1.整体规划缺乏,各校发展很不均衡
  调查发现,各校后勤信息化建设起点、环境和发展模式各不相同,大多数学校是为了满足具体的业务需求,从分散的各个基层部门启动信息化建设,缺乏整体规划。调查数据显示,仅有9所学校制订了明确的后勤信息化建设规划,其他学校都是根据工作需要随机安排系统建设。整体规划的缺乏使各校后勤信息化发展水平存在较大差距,应用最为广泛的一所高校已初步建成“数字后勤”平台系统,内含19个后勤业务应用子系统,而有近1/4的学校建成的后勤业务应用系统还不到3个。
  2.专业研究薄弱,亟待统一技术规范
  受对后勤地位、信息化认识偏差性、片面性的影响,高校后勤信息化工作起步较晚,目前对高校后勤信息化技术的专业研究尚不成熟。同时,受高校后勤管理体制机制的影响,高校后勤业务之间信息封锁、阻隔、垄断现象突出,这都为制定高校后勤信息技术规范、统一技术标准带来巨大阻力。以上因素致使市场开发和高校自行研发的后勤信息系统普遍存在信息孤岛现象,各个后勤信息子系统之间无法实现信息共享,无法与数字校园的其他系统实现业务流程关联,后勤信息系统的应用价值和推广价值大打折扣。据统计发现,调查对象中只有约15%学校的后勤信息系统能够与后勤业务深度融合,约60%学校的后勤信息系统只能局部使用,还有部分学校后勤信息系统基本闲置。
  3.应用范围有限,建设效益发挥不充分
  调查发现,高校已经投入使用的后勤信息化系统多属于单一业务应用系统,只能满足某一部门业务需要,如餐饮管理系统、公寓管理系统。一些需要多个部门协同配合使用的综合业务系统,如物业报修管理系统、人力资源管理系统;或技术含量较高的业务系统,如校园地理信息系统、节能系统等目前应用比例较低。同时,一些信息系统与业务结合较差,只能起到数据采集作用,对后勤劳动效率、管理水平提高起不到实质作用。此外,受制于技术规范不一致、数据标准不统一,上级决策部门也不能利用高校后勤信息系统及时、准确地获得相关统计信息,不能为贫困生资助、高校食堂稳定等高校后勤工作决策提供有效参考。
  4.资金人才不足,制约建设水平提高
 近年来,随着高等教育事业的快速发展,高校人才培养、科学研究、社会服务等项事业都取得了跨越式发展。与高校的快速发展相比,高校后勤信息化建设受资金、人才等因素制约,在系统建设、信息化手段应用上还比较落后。在被调查的29所高校中,仅有1所学校后勤设有信息化建设部门,仅有4所学校在后勤部门配备了专业技术人员。同时,大部分高校认为现有资金投入远远不能满足后勤信息化建设的需要。在调查反馈意见中,全部受访高校都在建设资金、专业人员配备和员工信息技术培训等方面提出需求。不难看出,当前资金和人才已成为制约高校后勤信息化建设水平提高的桎梏。
  三、推进高校后勤信息化工作的对策和思考
  1.发挥行业组织引领作用,做好后勤信息化建设规划
  高校后勤信息化是一项复杂的系统工程,包含后勤业务与信息技术的结合,不同后勤业务之间的结合,微电子技术、计算机技术、网络通讯技术等多项信息技术的结合,人机结合等丰富内容。在面临着资金和人员条件匮乏、缺少必要的技术储备和建设经验的情况下,仅靠高校自发地去推进这项工作势必不会取得理想效果。中国高等教育学会后勤研究分会敏锐地发现这一问题,于2011年6月建立了全国高校后勤信息化推进工作委员会。要解决上述存在的问题,就要充分发挥全国高校后勤信息化推进委员会、各地高校后勤协会、研究会等行业组织的引领作用,指导各高校后勤建立和完善信息化建设规划,通过技术培训帮助他们组建专业团队,为他们申请专项资金,提供信息和便利条件。同时还要通过行业组织加强对后勤信息化建设的宣传,建立各高校交流学习平台,发挥先进学校的示范作用,带动各高校后勤信息化建设工作开展。
  2.开展信息标准研究,促进后勤信息化建设实施
  高校后勤信息化建设具有技术标准共性和实施模式个性的特点。各高校在开展后勤信息化工作时虽可以根据自身需求和特点采取不同的实施模式,但必须符合后勤行业规范及其信息技术标准。要促进高校后勤信息化建设,必须充分发挥高等学校的人才优势、科研优势,组建专业研究队伍,深入开展高校后勤信息化研究,建立行业信息规范和技术标准。这样才能够在后勤信息化的推进过程中,减少信息孤岛的产生,提升信息系统的运行效率,促进后勤信息化与数字化校园建设的融合。进行行业规范研究和建立行业技术标准需要投入大量的人力物力,在现阶段可以考虑按照“统一标准、集中开发、推广使用”的方式,在通用业务环节形成研究、开发、应用的良性循环。
  3.推动“数字后勤”建设,提升后勤信息化建设层次
  随着高校后勤事业和信息技术的快速发展,高校后勤信息化建设已进入“数字后勤”阶段。这一阶段的显著特征在于,它不仅是后勤消费层面、成本层面、核算层面的数据整合,而且是后勤多项业务流程的综合处理、信息采集和数据分析。面对这一转变,高校后勤信息化建设应当开拓思路,充分利用移动终端、物联网、云技术等先进技术,结合“数字校园”建设,加快推进“数字后勤”建设。要结合高校科学发展的需要,改变信息系统仅在餐饮、公寓、物业等后勤传统业务领域应用的现状,推动在校园地理信息系统、绿色校园建设、后勤综合管理等方面的应用,不断丰富后勤服务和管理手段,改善师生员工的体验方式和满意程度,为学校教学、科研工作和师生员工生活提供坚实、可靠、经济、环保的后勤保障,实现良好的经济效益和社会效益。
  4.深化高校后勤改革,完善后勤信息化建设条件
  高校后勤信息化不单是技术的创新,同时也是制度的创新和观念的更新。要把这项工作落到实处,必须进一步深化高校后勤改革,通过改革树立先进的管理理念和良好的后勤服务机制、运行机制,奠定后勤信息化制度基础。通过改革,加强高校后勤职工队伍建设,提高管理干部信息化意识,提升后勤职工信息应用水平,延揽一批既懂后勤业务又懂信息技术的行业专家,奠定后勤信息化人才基础。通过改革,规范各项后勤业务,建立信息共享制度,形成制度统一、数据标准、信息全面、结构合理的后勤管理和服务体系,奠定后勤信息化应用基础。通过改革,进一步提高高校领导及社会各方面对高校后勤工作的重视程度,在建设资金、软硬件环境等方面取得支持,奠定后勤信息化保障基础,为高校后勤信息化建设创造有利条件。
  四、结束语
  高校后勤信息化是一项复杂的系统工程,是一项不断发展的创新工程和需要后勤员工人人参与的全员工程。要把这项工作做好,必须充分调动政府、行业组织、高校、社会企业等各方面的力量,加强研究、规划、实施和条件建设,不断加快高校后勤信息化建设进程,丰富建设内容,提高建设水平,为高等教育事业发展提供一流的后勤服务,促进我国科教兴国战略的实施和人力资源强国目标的早日实现。
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