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信息化条件下文书档案管理创新探讨

作者:admin 更新时间:2019年03月10日 08:40:06

  信息化时代,文书档案管理面临新的发展形势,传统的管理模式已经不能满足现代文书档案管理的需要,必须充分利用信息化带来的便利,提高文书档案管理能力和水平,更好的发挥文书档案的作用。


  一、信息化条件下文书档案管理的基本现状


  随着信息化的推进,文书档案管理领域也广泛的应用信息化工具,包括文书档案的内容与保存、文书档案的管理与应用等方面,这有效的提高了文书档案管理质量,推动了文书档案管理模式的转变。


  (一)文书档案内容及其保存的实现信息化


  首先,从文书档案内容来看,当前文书档案大多以Word文档形式存在,并可以实现在这种文档中进行修改以至于最终成文,这就实现了文书档案内容的信息化。特别是,对于长期以来形成的纸质文档,也可以利用扫描、重新录入等方式将其转变为电子文档,扫描后的文档也可以利用相应的软件将扫描件转变为Word文档,从而可以实现统一的文档格式。其次,从保存来看,一般的单位都是利用专门的计算机,通过建立文件的形势进行保存,并且这种文件可以分类保存,并记录保存的时间、责任人等信息。


  (二)文书档案管理与应用的信息化


  首先,从管理来看,目前文书档案管理大多通过建立文书档案目录来推进,如将一年的文书档案进行汇总并编制目录,部分单位通过在Excel办公软件中建立详细的目录进行管理,这就提高了管理的效率,便于查询。其次,从应用来看,对于一些非保密性的文书档案,单位通过在互联网、QQ群共享等渠道公布,帮助各主体甚至社会主体获取文书档案的相关信息,契合了当前信息公开的需要,有效的推动了文书档案的应用。


  二、信息化条件下文书档案管理存在的问题


  虽然信息化条件下文书档案管理取得了明显的成效,但也还存在一些问题,表现在文书档案信息化程度不够,信息化应用能力不足,信息化配套管理制度不健全等方面。


  (一)文书档案信息化程度不够


  文书档案信息化程度不够是指尚未全面发挥信息化的作用,首先,从现存的文书档案来看,部分单位文书档案仍然只是保存纸质文档,电子文档没有保存,或者虽然保存了电子文档,但电子文档的内容与纸质文档存在差异,如没有将最终领导签章确认的电子文档保存等,这就导致两者之间存在差异,不利于文书档案的开发利用。其次,从历史文书档案来看,没有利用扫描仪等将纸质文档转变为电子文档,或者转变为扫描件文档后没有转变为统一格式的WORD文档,导致文档查询等管理难度大。特别是对于单位内部下属各科室的文书档案,由于各种因素的影响,其文书档案电子化更加滞后,甚至出现电子档案丢失等问题。


  (二)信息化应用能力不足


  首先,信息化管理软件开发滞后,部分单位特别是基层单位仅仅简单的利用计算机设备存储电子文档,而没有开发出相应的管理软件将所有的文书档案纳入到数据库当中进行统一管理,这既不利于文书档案的保存,也不利于文书档案的开发利用。其次,信息化后的电子档案开发利用不足,部分单位虽然保存了电子文书档案,但长期没有对文书档案进行归纳总结,没有统计分析,难以形成完善的研究报告供领导者参考,从而没有发挥信息化的作用。


  (三)信息化配套管理制度不健全


  首先,信息化条件下的文书档案格式不统一,没有制定统一的、标准化的电子文书档案格式,这使得单位内部不同部门的电子文书档案格式不尽相同,甚至差异较大,不利于统一管理。其次,信息化条件下的文书档案借阅管理制度不健全,部分单位文书档案特别是电子文书档案存在利用互联网随意传递等问题,这种传递没有履行必要的审批手续,容易导致信息泄露。再次,信息化条件下文书档案安全管理制度不健全,部分单位虽然有保存电子文档的意图,但只是简单的存放在计算机设备中,而没有建立安全管理制度。


  三、信息化条件下文书档案管理创新思考


  信息化给文书档案管理带来了重要的发展机遇,利用这种机遇,必须创新理念规划文书档案管理工作,创新工具强化文书档案管理,创新模式规范文书档案管理。


  (一)创新理念规划文书档案管理工作


  首先,要从长远发展的视角出发规划文书档案管理工作,长远来看,文书档案必定会实现电子化、数字化,甚至纸质文书都可能不再保存,因此,单位必须从长远发展的视角出发,加快规划文书档案工作,以适应发展需要。其次,要从信息化的视角出发规划文书档案管理工作,要从文书档案内容、保存、管理、应用等方面明确如何推进文书档案信息化,明确文书档案信息化的目标即实现全面的电子化管理,明确文书档案的途径、重点内容和保障措施。


  (二)创新工具强化文书档案管理


  首先,要积极开发文书档案信息管理系统,单位要积极与开发商合作,根据自身的需求、文书档案的总量规模开发出符合自身要求的数据库,这种软件要具有基本的查询、文书档案上传、录入、编辑、打印、下载等功能。其次,要积极利用信息化工具强化文书档案管理,如规定单位内部各部门出台的文书档案要在正是成文之日上传到信息化管理系统中,文书档案管理部门要对上传的内容进行审核,以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题。


  (三)创新模式规范文书档案管理


  首先,要创新性推动文书档案的落实,按照分步推进的原则,可以先后规划若干文书档案信息化项目,如文书档案内容数字化项目、文书档案管理系统开发项目、文书档案开发利用项目等,以项目为抓手促进文书档案管理信息化的落实。其次,要创新文书档案日常管理模式,建立信息化条件下的文书格式规范化管理制度、文书档案借阅、销毁制度,对传统的模式进行改进,避免由传统模式转变为信息化模式导致制度漏洞。