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公路文书档案信息化建设之初探

作者:鸿运手机版登陆 更新时间:2015年10月26日 21:04:51

摘 要:随着我国信息网络化的不断发展,信息和安全问题备受关注。因此,公路文书档案的有效管理和控制方法对于档案的安全来说至关重要。公路文书档案信息化的技术和管理水平需要不断提高,从而完善公路档案信息,为公路建设的有效进行提供基本条件。本文阐述了公路文书档案信息化的必要性和意义,并对加强公路文书档案信息化管理进行分析和探讨。 
  关键词:公路建设;文书档案信息化;必要性 
  公路文书档案主要是根据我国各地公路的具体情况建立的,从而明确各地公路建设的实际进行和使用情况,除了可以为公路建设的设计和规划提供依据之外,还可以对公路建设进行监管和维护。我国正处于大建设时期,公路项目越来越多,公路文书档案的管理工作也越来越繁重。因此,公路文书档案信息化是当下公路建设的重点工作内容之一。 
  1 合理建设公路文书档案信息化的必要性 
  随着我国科学技术的不断进步,各个领域都随之拥有了更大的发展空间。档案管理是每个行业和企业必不可少的重要工作内容。计算机技术的发展和应用也对档案管理的效率和效果产生了较为积极的影响。档案管理软件的开发和应用已经成为当下备受关注的焦点问题。因此,文书档案管理信息化是社会发展的必然结果。 
  文书档案管理工作实际上是对相关信息进行管理的过程。信息管理的效率和条理性对相关企业的正常运行有一定的影响,同时也会间接影响到企业的效益。现代化的档案信息化管理方式可以通过计算机系统的合理应用有效提高档案管理的效率和成果,同时,相较传统人工管理方式而言,文书档案信息化管理方式不但可以节省大量的工作时间,而且还可以避免档案管理工作的重复性,更重要的是档案管理信息化可以在一定程度上确保数据的准确性和完整性。 
  传统的纸质档案管理方式只能针对文字、图形等有形的纸质资料和信息,其所管理的资料和信息具有一定的局限性。而档案管理信息化可以将各类电子资料进行分类有序地存储,不但方便人员进行查询,而且还节约很多储备资料的空间。因此,在公路文书档案管理工作中,档案信息化是十分必要的。 
  2 公路文书档案信息化建设的意义 
  公路文书档案信息化可以提高档案管理的效率,同时还可以改善档案管理的工作质量。档案管理的具体工作内容主要是将相关档案的详细信息进行录入、处理、存储和输出等。而传统的档案管理工作需要很多工作人员通过手工的方式对档案信息进行记录、抄写、采集和存放。可见,传统的档案管理方式不但具有很大的工作量,还需要耗费大量的人力和时间才能完成。而档案信息化不但可以大大减轻工作人员的工作量,还能节省很多时间。最重要的是,档案信息化能够使档案管理工作具有良好的高效性、准确性和共享性。 
  公路文书档案信息化可以提高档案查询的效率。传统的档案管理方式通常都是由专门的档案管理人员根据检索规则在工具上查询到档案的实际位置,然后再到相应的数据位置来调取档案。手工的档案查询方式造成了一定的人力和时间的浪费,同时还存在错误率较高的问题。而在公路建设档案信息化工作开展和落实之后,信息的查询和保存工作的开展的便捷程度大大提高。同时,公路档案信息化的操作方式极为简便,为公路建设的管理提供了良好的基本条件。 
  3 加强公路文书档案信息化建设管理的措施 
  第一、做好公路文书档案信息化的组织工作。在公路管理工作中,档案管理涉及到很多单位内部的资料,无论是从工作效率还是工作效果的角度考虑,档案管理的条理性和高效性都是必须具备的工作特性。因此,相关单位应该对电子和纸质档案进行明确的管理工作办法的规定,从而避免档案管理混乱无人负责等现象的产生。在公路档案信息化的进程中,相关单位和人员要根据明确的工作准则合理地组织档案管理工作,从而确保档案信息化管理工作有规可循。 
  第二、建立合理规范的公路文书档案信息化管理制度。随着我国网络信息化的不断发展,档案信息的形式也逐渐增多。在公路档案信息化管理中要以相关法规为依据并结合自身实际情况制定合理规范的公路档案信息化管理制度,从而确保公路档案信息的完整性和有效性。一方面要对公路电子档案信息的定义予以明确,同时还要建立合理规范的电子档案信息管理的制度。另一方面,公路档案信息管理制度的不断更新和改革也是档案信息化工作的重要组成部分。另外,还要对所建立的档案信息化管理制度的具体落实工作进行监督,从而使公路档案信息化管理工作不断发展。 
  第三、公路文书档案信息化实行网络化服务。公路档案的信息化可以有效提高对档案信息进行分析和总结的效率,从而为公路管理层人员提供决策依据。比如,可以开展公路气象预报、路况公告等。通过图标等方式将路况和天气信息及时地提供给人们。这样的档案信息网络化管理,可以通过及时传达有效信息的方式为相关人员提供决策依据,并在一定程度上避免人力物力的浪费。 
  第四、提高公路文书档案信息管理人员的技术水平。公路档案信息化管理工作对于相关人员的技术水平具有一定的要求,不但要求其具备丰富的经验和专业技能,还要求其在档案信息管理中能够进行准确、完整且专业的操作。另外,在对相关档案信息管理人员进行一定标准的考核,通过竞争上岗的方式来提高工作人员的工作积极性,从而使公路档案信息化管理工作更加有效的进行。 
  4 结语 
  本文结合当下公路文书档案管理工作的现状对公路文书档案管理信息化的必要性和公路档案信息化管理的有效措施进行分析和探讨。公路档案的信息化建设是社会不断发展的必然结果。公路档案信息化建设的优劣对公路管理具有重要影响。因此,公路管理单位应该从建立合理有效的公路档案信息化建设制度和提高人员业务水平两方面着手来加强公路档案管理信息化工作。 
  参考文献 
  [1]王一波.公路档案信息化建设之初探[J].网络财富,2009,01:20-21.